lunes, febrero 06, 2017

Reemplazar nombres en formulas de Excel por sus referencias.

Hace varios meses que no publico notas en el blog, no por pereza (bueno, tal vez un poco) ni por desidia y espero que mis pocos, pero leales, seguidores sepan disculparme.

Para retomar el diálogo empiezo con una solución a una consulta que suelo recibir cada tanto: ¿cómo reemplazar los nombres definidos por sus referencias? Como sabemos, los nombres definidos nos permiten, entro otras cosas, volver más legibles nuestras fórmulas (aquí pueden ver todos los posts en mi blog sobre el tema).

Por ejemplo, si en lugar de =SUMA(A2:A13) usamos =SUMA(ventas), quedará inmediatamente claro qué está calculando la fórmula.

En esta nota del 2014 mostré como Excel nos permite reemplazar las referencias en las fórmulas por nombres definidos. Pero Excel no incluye ninguna herramienta para hacer lo opuesto, es decir, reemplazar los nombres definidos en las fórmulas por sus referencias.

Si por algún motivo queremos reemplazar nombres por referencias a rangos, tendremos que echar mano a una macro.

Este código reemplazará los nombres por los rangos referidos en las celdas seleccionadas.

 Sub change_to_ref()  
   Dim Nme As Name  
   Dim rngCell As Range  
   For Each Nme In Names  
   For Each rngCell In Selection  
     If rngCell.HasFormula Then  
       If InStr(1, rngCell.Formula, Nme.Name, vbTextCompare) > 0 Then  
         rngCell.Formula = Replace(rngCell.Formula, Nme.Name, Mid(Nme.RefersTo, 2, 9999))  
       End If  
     End If  
   Next rngCell  
   Next Nme  
 End Sub  

Para usarlo lo copiamos a un módulo común en el editor de Vb, preferentemente en el cuaderno Personal.xlsb de manera que podamos utilizarlo en todos los cuadernos activos de Excel.


viernes, agosto 26, 2016

La función UNIRCADENAS en versiones anteriores a Excel 365

Una de las novedades en Excel 365 (2016) es la función UNIRCADENAS(), como ya mencioné en esta nota. Esta función es muy útil cuando queremos unir los valores de distintas celdas en un único valor textual. En las versiones anteriores de Excel podíamos hacerlo usando el operador "&" (que en inglés se llama ampersand y en castellano "et.") o la función CONCATENAR().
En ambos casos, cuando queremos unir valores de varias celdas, se trata de una tarea tediosa, en particular cuando queremos usar un separador entre los textos.
UNIRCADENAS() permite definir el separador e ingresar un rango de celdas lo cual facilita enórmemente la tarea. El problema es que esta función está disponible sólo para los usuarios de Excel 365 (creo que hasta hoy Microsoft no ha actualizado la versión stand-alone de Excel 2016).
La solución para los usuarios de versiones anteriores es programar un función definida por el usuario (UDF) o una macro.
La ventaja de la función UDF es que se actualizará automáticamente con cada cambio en alguna de las celdas del rango; la desventaja es que puede afectar la velocidad de recálculo del cuaderno, en particular si usamos muchas de estas funciones.
La ventaja de la macro es que no afectará la velocidad de recálculo del cuaderno, pero tendremos que activarla cada vez que efectuemos un cambio en los valores del rango.

Publico aquí ambos códigos que sugiero guardar en el cuaderno PERSONAL de manera que puedan ser usados en cualquier cuaderno.

Función UDF Unir_Cadenas

Function Unir_Cadenas(varSep As Variant, rngVals As Range)
    Dim strTemp As String
    Dim rngCell As Range
  
    For Each rngCell In rngVals
        strTemp = strTemp & rngCell & varSep
    Next rngCell
  
    Unir_Cadenas = Mid(strTemp, 1, Len(strTemp) - 1)
  
End Function


Una vez guardado el código usamos el asistente de fórmulas para activar la función


Y definimos el separador y el rango de celdas que contiene los valores a unir


Si queremos un espacio como separador, pondremos " " (espacio encerrado entre dos comillas); si no queremos ningún separador usaremos "" (dos comillas).

Macro concatenatar_rango

Sub concatenatar_rango()
    Dim strTemp As String
    Dim rngVals As Range, rngCell As Range
    Dim varSep As Variant
    Dim rngDest As Range
  
    On Error GoTo errCancel
  
    Set rngVals = Application.InputBox("Seleccione el rango de celdas a unir", "Rango a unir", Type:=8)
    varSep = Application.InputBox("Entre el separador", "Separador", Type:=2)
    Set rngDest = Application.InputBox("Seleccione la celda de destino", "Destino", Type:=8)
  
    For Each rngCell In rngVals
        strTemp = strTemp & rngCell & varSep
    Next rngCell
  
    rngDest = Mid(strTemp, 1, Len(strTemp) - 1)
  
    Exit Sub
  
errCancel:
Exit Sub
  
End Sub


Al activar la macro debemos seleccionar el rango de celdas, el separador y finalmente la celda de destino, como puede verse en este video



lunes, agosto 15, 2016

De matriz a columna o fila con Vba (macros)

En el post anterior vimos como Power Query nos permite convertir una matriz de varias columnas a una única columna de valores.

La nota surgió de una consulta sobre como convertir una matriz de datos (un rango de Excel con varias filas y varias columnas) a un rango de una única columna. Mi lector pedía que mostrara como hacerlo con macros. En su lugar mostré como hacerlo con Power Query y ésto por dos motivos:
  1. porque estoy maravillado con las posibilidades del Power Query;
  2. porque es mucho más fácil aprender a usar el Power Query que aprender Vba.
Sin embargo mi lector insistía en que la tarea debía hacerse con macros. A continuación publico el código para hacer la tarea. Al activar la macro debemos seleccionar el rango de la tabla a convertir; luego la primer celda de la columna o fila y finalmente elegir si queremos transformar la tabla en fila o columna únicas.

Este video muestra el proceso




El cuaderno con los códigos (del Userform y del módulo de Vba) puede descargarse aquí.

El modelo consta de un Userform


con sus códigos

y la procedura en el módulo común

Sub table_to_column_or_row()
    Dim rngTable As Range, rngCell As Range
    Dim rngDest As Range
    Dim intIndexCount As Integer, iX As Integer
    Dim valArray()
    Dim intOption As Integer
   
   
    On Error GoTo errCancel
    Set rngTable = Application.InputBox("Seleccione el rango de la tabla", "De tabla a columna", Type:=8)
    Set rngDest = Application.InputBox("Seleccione celda de destino", "Destino", Type:=8)
    On Error GoTo 0
   
    intIndexCount = rngTable.Count
   
    ReDim valArray(intIndexCount)
   
    For iX = 1 To intIndexCount
        valArray(iX - 1) = rngTable(iX)
    Next iX
   
   
   
    ufOptions.Show
   
    With ufOptions
        If .opbColumna Then intOption = 1
        If .opbFila Then intOption = 2
    End With
    Unload ufOptions
   
   
    Application.ScreenUpdating = False
   
    Select Case intOption
        Case Is = 1
            Set rngDest = rngDest.Resize(UBound(valArray), 1)
            rngDest = Application.Transpose(valArray)
        Case Is = 2
            Set rngDest = rngDest.Resize(1, UBound(valArray))
            rngDest = valArray
    End Select
      
    Application.ScreenUpdating = True
   
    Exit Sub
   
errCancel:
Exit Sub
       
End Sub