Generar reportes con Power Query

jueves, marzo 02, 2017

Power Query, o Datos-Obtener y Transformar para los usuarios de Excel 2016, es más que una herramienta para obtener, transformar y cargar datos. También podemos usarlo como herramienta para generar informes. La clave reside en la herramienta “Agrupar por” del editor de Power Query.

Veamos un ejemplo, basado en la base de datos Northwind (como de costumbre). Nos piden un informe que el promedio de cada operación de venta del año 2015, por agente. Nuestra base de datos contiene las ventas por cliente, agente, orden de venta y fecha.

Creamos una consulta en el editor de Power Query que, después de hacer las operaciones "de limpieza" necesarias, se ve así



Creamos el reporte con los siguientes pasos:

Empezamos por abrir el menú “Agrupar por”


En el formulario que se abre definimos


  • en "Agrupar por" elegimos la columna "Agente";
  • en "Nuevo nombre de columna" cambiamos el nombre de la  casilla (al abrir el formulario sólo se ve una casilla) a "Operaciones" y en la casilla "Operación" elegimos "Contar filas distintas" (traducción poco exitosa, en mi opinión, de Distinct Count);
  • usamos el símbolo + (a la derecha de "Columna") para agregar otro campo y en el nombre ponemos "Ventas", en la operación "Suma" y elegimos la columna Ventas para la operación.
De esta manera creamos una tabla con tres columnas: Agente, Operaciones y Ventas


Ahora podemos crear una columna calculada para el promedio de venta por agente



Este video muestra el proyecto




Todo los que no queda por hacer ahora es cargar la consulta a una hoja de Excel, dar un buen formato a los números y..listo.




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